Sistema de Calificaciones con Firma Electrónica Simple en ODEPA

Escrito por Equipo Comunidad Tecnológica
15.05.2006

“El único miedo que siempre tuvimos con la FES era si la Contraloría iba a aceptar el uso de nuestro sistema, si esto realmente emplazaban al papel”, confiesa Andrés Azócar, jefe de Informática de la Oficina de Estudios y Políticas Agrarias.

Bastó con que el Comité de Normas especificara las modalidades de Firma Electrónica Simple (FES) que se usarían al interior del Estado, para que el Departamento de Informática de la Oficina de Estudios y Políticas Agrarias (ODEPA) pusiera manos a la obra. Rápidamente comenzaron a desarrollar sistemas que les permitieran hacer más eficiente y la gestión interna, incorporando tecnología.

Sabían que no sería un tema sencillo, pues no es fácil cambiar la cultura organizacional. Por lo mismo, decidieron comenzar por digitalizar procesos muy demandados por los funcionarios. Fue así como -utilizando tecnología web- desarrollaron un sistema orientado a llevar un seguimiento de los atrasos y horas extra de cada funcionario, al que cada uno podía acceder a través de la intranet utilizando su nombre de usuario y una contraseña.

De esta forma cada funcionario podían calcular anticipadamente -y sin depender del personal de Recursos Humanos- cuál sería el monto aproximado de su sueldo mensual. Luego sumaron la posibilidad de consultar las liquidaciones, solicitar permisos administrativos o vacaciones, hasta llegar a realizar el proceso de calificaciones electrónicamente.

Para validar oficialmente estos documentos, incorporaron firma electrónica simple (FES) bajo la modalidad username y password. “El único miedo que siempre tuvimos con la FES era si la Contraloría iba a aceptar el uso de ese sistema para las calificaciones”, confiesa Andrés Azócar, jefe de Informática de ODEPA. Comenta que “el gran temor fue siempre si esto realmente emplazaban al papel”.

De hecho, agrega, pidieron al Departamento Jurídico de ODEPA que revisara las eventuales implicancias, para confirmar que todo se ajustaba a la normativa vigente. Y efectivamente la FES era legal, el sistema funcionaba bien y nunca han tenido problemas con Contraloría por no usar papeles.

En el camino fueron realizando algunos ajustes e incorporando nuevas funcionalidades. Así, a los informes de desempeño iniciales se sumó la opción de notificar por mail a los funcionarios que “fueron calificados”, pudiendo éstos –a su vez- aceptar la “nota” o realizar los correspondientes reclamos.

Andrés Azócar destaca que los sistemas fueron desarrollados en Java, por lo que son exportables a otras instituciones. Y desde ya adelanta que tiene toda la disposición del mundo para traspasar sus conocimientos y código fuente a los interesados en replicar la experiencia.

A continuación, junto a Alba Sepúlveda –la analista a cargo del proyecto-, nos cuenta algunos detalles asociados a la implementación de la FES para el sistema de calificaciones:

- Descripción del problema
Enormes volúmenes de papeles y semanas completas dedicadas a redigitar los datos con las calificaciones de cada uno de los 120 funcionarios que trabajan en ODEPA era la tónica que vivía la institución hasta antes de la implementación de un sistema electrónico de calificaciones.

- Objetivos del Proyecto
Con el sistema de calificaciones en web y con FES, lo que querían resolver era eliminar las grandes cantidades de papeles y el ir y venir de los documentos. En segundo lugar, la idea era contar con un registro más accesible con los datos de todos los funcionarios y reducir las horas de digitación que se dedicaban a esta tarea, pues la última semana de calificaciones había que ingresar todo a mano, a partir de la información que se entregaba en papel, con el consiguiente riesgo de cometer errores.

- Etapas
En general, el desarrollo de esta iniciativa requirió de desarrollo del sistema, marcha blanca, capacitación y ajustes. A mediados de 2004 se implementó, estuvo disponible para hacer los informes de desempeño y al año siguiente se usó formalmente.

- Plazo de ejecución programado
Seis meses (desarrollo y capacitación).

- Tiempo real implementación
El sistema estuvo desarrollado y funcionando a los seis meses, sin embargo la el uso por parte de los funcionarios requirió de un prolongado periodo de marcha blanca, por lo que en un año estaba realmente operando al cien por ciento.

- Tecnología empleada (antes y después)
Hasta antes del desarrollo de este sistema, las calificaciones se hacían a mano, con un costo importante de horas hombre dedicadas a la digitación de los datos que originalmente se entregaban en papel.

Para el desarrollo del sistema se utilizó Java (JSP), un motor de aplicaciones TomCat 5.0.28 y base de datos Sybase 12.5.2. Todo esto sobre servidores Solaris 9.

Las demás herramientas utilizadas para el desarrollo y explotación del sistema se detallan a continuación:

- Herramienta de Desarrollo de Aplicaciones WEB (Servlets, applets): Java 2 SDK 1.4.2
- Herramienta de Desarrollo de Aplicaciones de Escritorio (para MS Windows): Centura 3.0
- Servidor de Aplicaciones: Tomcat 5.0.28, contenedor de Servlets con un entorno JSP.
- Herramienta de administración de Base de Datos: DBartisan 7.2.1
- Herramienta de análisis, diseño y modelado de aplicaciones (UML y modelado de datos): PowerDesigner 6.0

- Equipo de Trabajo
El equipo de trabajo estuvo integrado por una analista de sistemas, un desarrollador y personal administrativo a cargo de las calificaciones.

- Servicios externos contratados
No se contrataron.

- Costo implementación
Se utilizaron recursos propios, ya disponibles en la institución. Los costos asociados a este proyecto son aproximadamente 7 millones de pesos y principalmente corresponden al equivalente en horas hombre de una analista de sistemas y de un desarrollador.

- Principales problemas
::El primer año no tuvo la efectividad que queríamos que tuviera, porque casi hubo que redigitar todo. Fue muy poca la gente que lo usó. El administrador tuvo que hacer todo nuevamente. Había incluso resistencia por parte de las jefaturas, que estaban acostumbrados a realizar la calificación de la forma tradicional. Por tanto se inició un proceso de capacitaciones personalizadas.

::Concluida la marcha blanca (fines del 2004), al comenzar el 2005 igual había personas que llegaban con la hojita impresa, pero poco a poco se fue terminado con eso y los papeles se fueron eliminando. Entonces, el sistema fue cada vez más utilizado.

::El otro problema que tuvimos con las calificaciones era que no todos los funcionarios tenían computador. Lo resolvimos instalando equipos de acceso público en lugares estratégicos (junto a la fotocopiadora, en una sala de uso compartido y en la biblioteca). Por su parte la asociación de funcionarios tenía una oficina donde instaló computadores de acceso público para los funcionarios.

::También debimos enfrentar la resistencia del personal administrativo frente al sistema, derivada del miedo al cambio que estos sistemas producen. Nos hemos dado cuenta que ante este escenario hay que involucrar al funcionario en este trabajo y ayudarlo a enfocar sus esfuerzos en hacer más gestión con la información que obtiene.

- Beneficios/logros obtenidos:
::El proceso de calificaciones 2005 lo realizaron íntegramente a través del sistema.

::Se liberaron horas hombres. Las personas que estaban a cargo de los procesos de calificación se ahorraron una cantidad de trabajo enorme de redigitación.

::También se gana harto en el orden.

::Posibilidad de analizar los datos que se obtienen y mejorar la gestión a partir de ello.

- Beneficios no esperados:
::A los auxiliares y conductores, se les hizo capacitación especial, de hecho recientemente ODEPA obtuvo el “e-sello”, que certifica que todos los funcionarios están alfabetizados digitalmente.

::La alfabetización digital permitió además mejorar las condiciones de empleabilidad del personal, al entregarle destrezas que antes no tenían.

Más información:
::Andrés Azócar Cerda
Jefe Departamento de Informática de ODEPA.
aazocar@odepa.gob.cl

::Alba Sepúlveda Álvarez
Encargada del Área de Desarrollo
asepulve@odepa.gob.cl